Uvod – Čemu informacijska tehnologija v podjetjih?
Gospodarstva si danes brez informacijske tehnologije ne moremo več predstavljati. Zadnjih štirideset let so podjetja vlagala v računalnike, programsko opremo, komunikacije in znanja, povezana s temi tremi področji, da bi s temi vlaganji zmanjšala tekoče stroške.
Poglejmo tipičen primer, ki pa se ga mogoče spominjajo le še redki. Knjigovodstvo, segment v katerem so se računalniki začeli najprej pojavljati, je bilo pred “informacijsko dobo” vodeno tako, da so knjigovodje vpisovali podatke ročno na liste papirja – konto kartice. Vsaka knjižba je bila napisana v svoji vrstici in ročno sešteta. Zaradi tega je bilo v večjih podjetjih na knjigovodstvu zaposlenih na desetine delavcev, ki so vodili vsak svoje konte. Poleg delovne sile, potrebne za zagotavljanje sprotnega knjiženja, je bilo potrebno zagotoviti tudi nadzor nad pravilnostjo vpisov, saj je bilo treba zaradi pogostih napak pri računanju vsako postavko še posebaj preveriti.
Danes delo nekaj deset uslužbencev opravlja samo še nekaj zaposlenih, ki sprožajo obdelave (npr. avtomatsko knjiženje izdanih in prejetih računov) ali vnašajo podatke v računalnik. Ta hkrati skrbi tudi za takojšnjo kontrolo vnosov, da so napake skoraj odpravljene. Prihranek, ki ga je podjetje doseglo, je za faktor ranga 10 zmanjšal tekoče stroške (primer 3 zaposleni opravljajo delo 20-ih: prej 20 * 13 * 200,000 SIT = 52 mio/leto, sedaj 3 * 13 * 250,000 SIT = 9,7 mio/leto).
Podobne primere lahko najdemo pri vsakem opravilu, ki je danes računalniško podprto. Od vnosa blagovnih prejemov, preko računalniške izdaje računov v maloprodaji s sprotnim odpisom zalog, do priprave podatkov za odločitvene procese, ki jih potrebuje vodstvo podjetja.
Poleg neposrednega prihranka stroškov pa je informatizacija delovanja podjetja prinesla še dodatno ugodnost – takojšnje ažurne podatke. Zaradi tega se je dvignila kvaliteta vodenja podjetja.
Kot pri vseh odločitvah, je tudi pri vodenju podjetij važno poznavanje vseh dejstev, na podlagi katerih se odločamo. Odločitve torej iz “wild guess” postajajo “educated guess”.
V preteklosti je bilo potrebno precej dela za pripravo dejstev, zato se je za velike in pomembne odločitve potrebne podatke pripravljalo (npr. vpeljava nove linije produktov, zagotovitev novih proizvodnih sredstev, letni načrt podjetja), manjše ali celo mikro odločitve pa so ostajale v domeni občutka managementa.
Informacijska tehnologija drastično zniža stroške priprave dejstev za odločanje. S tem se vedno več odločitev in vedno manjše odločitve sprejema na podlagi dejstev. Vedno manj je ugibanja in vedno več je kvantificiranih odločitev, temelječih na relevantnih podatkih.
Poglejmo trivialen primer razporejanja produktov po policah v maloprodaji. Ker je produktov na svetu vedno več, je vedno večja borba za takoimenovani “shelf space” – prostor na prodajnih policah. Neznatna odločitev, koliko centimetrov police nameniti posameznemu tekmujočemu produktu (npr. ledeni čaj proti ledenemu čaju brez sladkorja) postaja vedno važnejša.
Če produktu namenimo preveč prostora glede na njegovo prodajo, je ta prostor zaseden in nanj ne moremo postaviti konkurenčnih produktov, ki bi nam verjetno generirali dodatno prodajo.
Če produktu namenimo premalo prostora glede na njegovo prodajo, bomo morali stalno preverjati, ali je produkta še vedno dovolj na policah ali ga je že zmanjkalo. Povečajo se nam stroški polnjenja polic, še pomembneje pa je, da nam lahko pade prodaja, če produkta v danem trenutku zmanjka.
Optimalni prostor na polici lahko enostavno izračunamo. Na polici mora biti točno toliko produkta, kolikor se ga v času med dvema polnjenjema polic proda. Če torej vemo natančno, koliko ledenega čaja prodamo na dan (npr. 28 kosov) in da v dnevu opravimo dva pregleda in polnjenja polic, potem nam že zdrav razum pove, da moramo na polici imeti 14 kosov. Če k temu dodamo še varnostno zalogo za pokrivanje špic potrebe, potem vidimo, da moramo na polici imeti prostora za 20 kosov ledenega čaja.
Ledeni čaj je sezonski artikel. V toplih obdobjih ga prodamo več kot v hladnejših. Zaradi tega očitnega dejstva pa postane ugotavljanje prodane količine na dan zahtevnejša naloga, saj je dnevna prodaja v juliju različna od dnevne prodaje januarja.
Vidimo, da bolj ko se posvetimo detajlom, bolj kompleksno postane zbiranje podatkov, ki so potrebni za določeno odločitev. Če za grobo odločitev (npr. povprečna letna prodaja ledenega čaja) potrebujemo samo podatek o številu kosov, prodanih v preteklem letu, moramo za fino odločitev (prostor na polici v juliju) pridobiti podatke o povprečni prodaji za vsak mesec preteklega leta.
Poglejmo še podatkovni volumen, potreben za odločanje. Upoštevajmo, da imamo v trgovini 3000 izdelkov, ki bi jih želeli razporediti. Za makro odločitev potrebujemo 3000 podatkov (povprečna letna prodaja 3000 artiklov). Za naslednjo stopnjo odločitve potrebujemo že dvanajstkrat več podatkov (12 * povprečna mesečna prodaja 3000 artiklov). Če želimo res natančno določevati prostor, bomo upoštevali tudi nihanja prodaje znotraj meseca, saj več ljudi nakupuje v sredini meseca kot v ostalih dneh (zaradi izplačil plač). Za upoštevanje nihanja (ali neupoštevanje,v kolikor da ugotovimo, da nas dnevno premikanje artiklov na in s polic stane več kot prostor na policah) moramo imeti kar milijon podatkov (365*3000).
Vidimo, da s prehajanjem iz ugibanja v odločanje na podlagi dejstev, eksponencialno raste podatkovni volumen. Podatkovni volumen za gornji primer je iz ranga 103 podatkov zrasel najprej na 104 in potem na 106.
Brez informacijske tehnologije je obvladovanje tako naraščajočega podatkovnega volumna nemogoče.
Iz tega lahko razvijemo enostaven sklep: ker morajo podjetja zaradi stalno naraščajoče konkurence na trgu vedno več odločitev sprejemati na podlagi dejstev, za pripravo dejstev potrebujemo vedno več podatkov. Ker za obvladovanje vedno večje količine podatkov potrebujemo vedno več informacijske tehnologije, postaja informacijska tehnologija ključni faktor preživetja podjetij.
Ta sklep nam potrjujejo tudi razmere na trgu. V zadnjih petih desetletjih računalniška podjetja dosegajo stalno in izredno hitro rast. Ta rast temelji na prihranku denarja (zmanjšanje tekočih stroškov + boljše odločitve), ki ga podjetja vlagajo preko nakupov informacijskih rešitev v računalniška podjetja.
Če informacijska tehnologija ne bi bila tržno upravičena, bi se še taka “modernost” vlaganj vanjo izpela.
Rast računalniških podjetij je torej pogojena z rastjo prihrankov, ki jih produkti računalniških podjetij generirajo v ostalem gospodarstvu. Oba segmenta sta torej medsebojno odvisna. Prihranki na eni strani se prelivajo v promet na drugi strani.
Ta stroj deluje toliko časa, dokler so prihranki večji od vložka. Zaradi tega morajo računalniška podjetja za svoj obstoj generirati nove produkte, katerih prihranek je večji od zagonskih in vzdrževalnih stroškov, potrebnih za njihovo postavitev.
Zanimiv je tudi bolj filozofski pogled na poslovno informatiko. Eden največjih očitkov kapitalizmu je bila neracionalna uporaba resursov. V pretekli gospodarski teoriji je veljalo, da če se podjetja odločajo o proizvodnji popolnoma samostojno, v določen trenutku trg lahko postane zasičen z izdelki. Če so čevlji zelo profitabilen proizvod, potem se bo za proizvodnjo čevljev odločilo preveč podjetij, kar bo privedlo do ogromnega števila neprodanih čevljev (ponudba večja od povpraševanja), s tem pa do neracionalne izrabe omejenih resursov. Zaradi tega naj bi bilo plansko/dogovorno gospodarstvo s stališča resursov narodnega gospodarstva bolj učinkovito od kapitalizma.
Kljub načelni pravilnosti te ugotovitve pa je ta trditev vsebovala napako, ki je posledično uničila sistem. Zaradi nezaupanja v odločanje na ravni gospodarskih subjektov je odločitveno vlogo prevzela država, ki je predpisovala, koliko čevljev/jogurtov/tankov se bo izdelalo, podjetja pa so te odločitve bolj ali manj uspešno izvajala.
V informacijskem gospodarstvu je vloga obrnjena. Podjetja se z uporabo množice podatkov iz različnih virov (lastni podatki, raziskave trgov, demografija, …) lahko sama odločajo, kako bodo razpoložljiva sredstva uporabila. Ker te odločitve temeljijo na ogromni količini detajlnih podatkov, so odločitve racionalnejše in omogočajo veliko bolj produktivno izrabo sredstev.
Namesto makro managementa na državnem nivoju imamo mikro management na nivoju podjetij. Ker so podjetja zaradi tržnih mehanizmov (npr. pričakovan donos kapitala) prisiljena sredstva uporabljati čim bolj racionalno in se kakovost njihove izrabe sredstev preko cene delnice stalno ocenjuje, je njihov interes pravilnih odločitev veliko večji od državnega. S tem pa svobodno gospodarstvo, kot ga poznamo danes, postaja vedno bolj učinkovito.
Zanimivo bi bilo preveriti hipotezo, koliko je prav informacijska tehnologija pripomogla pri izogibanju svetovnih gospodarskih recesij. Vprašanje, ki se namreč pojavlja kar samo je sledeče: koliko je hitrost mikro odločitev posameznih gospodarskih dejavnikov (podjetja, borze, centralne banke), ki je temeljila na podlagi kakovostnih podatkov vplivala na optimalnejšo izrabo sredstev.
Recesija se pojavi vedno takrat, ko je več prodajalcev kot kupcev. Zaradi izpopolnjenih metod napovedovanja in merjenja, so podjetja sama sprejemala odločitve, ki so odpravljala recesivne vzroke.
Lep primer je nemški konglomerat Thyssen-Krupp AG, ki se je iz železarske industrije pretransformiral v storitveno tako da danes prihaja že 20% prihodka korporacije iz tega naslova. Če se Krupp ne bi transformiral, bi zaradi nižje cene azijskih proizvajalcev jekla podjetje s svojimi nekaj deset tisoč zaposlenimi postalo v stečaju problem države.
Informacijska tehnologija torej v podjetjih iz dinozavrov dela sesalce. Ti se hitreje odzivajo in lažje prilagajajo. In kot uči zgodovina, so prej nadvladujoči dinozavri hitro izumrli.
Naslednjič: Kaj digitalno podjetje je?
Andrej Mertelj